1. Menurut tujuannya,yaitu:
- Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.
- Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait.
- Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah pihak.
- Rapat formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
- Rapat informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.
- Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
- Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
- Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris.
- Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
- Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
- Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
- Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
- Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
- Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
- Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
- Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
- Dan lain-lain.
Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
- Berdasarkan tujuan.
- Rapat Penjelasan.
- Rapat Pemecahan Masalah.
- Rapat Perundingan.
- Berdasarkan sifat.
- Rapat formal.
- Rapat informal.
- Rapat terbuka.
- Rapat tertutup.
- Berdasarkan jangka waktu.
- Rapat mingguan.
- Rapat bulanan.
- Rapat semester.
- Rapat tahunan.
- Berdasarkan frekuensi.
- Rapat rutin.
- Rapat insidental.
- Berdasarkan nama.
Rapat Resmi
- Rapat kerja.
- Rapat dinas.
- Musyawarah kerja.
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
- Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
- Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
- Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
- Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
- Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik.
- Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
- Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
- Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
- Penentuan tempat.
- Akomodasi.
- Konsumsi.
- Media/peralatan.
- Suasana rapat berlangsung terbuka.
- Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
- Adanya kendali dari ketua rapat
- Hindarkan debat kusir.
- Bahasa harus komunikatif.
- Hindarkan monopoli ketika berbicara.
- Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
- Adanya notulen. Acara rapat.
- Media rapat.
- Waktu.
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
- Tujuan rapat.
- Masalah yang dirapatkan.
- Pemimpin rapat.
- Peserta rapat.
- Media rapat.
- Notulis atau sekretaris.
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
Tepat waktu dalam memulai rapat.
- Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
- Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
- Adanya partisipasi dari peserta rapat.
- Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
- Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
- Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
- Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
- Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
- Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
- Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu :
Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.
- Pembukaan
- Pembacaan susunan acara rapat
- Pembahasan materi rapat
- Lain-lain
- Penutup
- Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.
- Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.
Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai
0 Comments
