Prosedur dan Etika Dalam Rapat

Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku dalam rapat.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :

• Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
• Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
• Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
• Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
• Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.

Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu :

1. Prapersiapan,
2. Persiapan,
3. Pelaksanaan,
4. Penggandaan dan pendistribusian.

Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan slide show.

Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan.

Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :

1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian.
5. Kecocokan/keserasian.

Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :

1. Pesyaratan komunikasi yang efektif.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.

Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :

1. Pakaian.
2. Pandangan mata.
3. Mimik wajah.
4. Sikap badan.
5. Suara.
6. Tulisan.

Teknik Membuka Dan Menutup Rapat

Teknik membuka rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :

1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :

• Penggunaan data.
• Anekdot.
• Membuat pertanyaan.
• Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
• Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.

Teknik menutup rapat
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.

Bagikan Artikel ini ke : Facebook Google+ Twitter Digg