Pengendalian Rapat

PENGENDALIAN RAPAT

1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
2. Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.
3. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
4. Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi.
5. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )

Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.

Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.
Rapat akan menjadi efektif bila :

1. Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
2. Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
3. Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat
Perencanaan dan Persiapan Rapat

1.Apakah Rapat diperlukan ?
Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.

• Temukan apa yang terjadi
• Anda memerlukan keputusan yang cepat
• Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
• Anda ingin melibatkan setiap orang
• Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

2.Siapa yang harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

• Perlu memberikan persetujuan
• Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
• Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
• Akan melaksanakan keputusan
• Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
• Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
• Secara langsung akan terpengaruh.

3.Informasi Latar Belakang
4.Menciptakan sebuah agenda
5.Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,tetapi jarang digunakan secara efektif.
6.Mengantisipasi dan mencegah masalah.

Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

• Orang-orang yang bermasalah
• Topik-topik panas

Agenda Rapat
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum
rapat dimulai.
1.Menilai butir-butir agenda

• menilai Permasalahan
• menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
• menilai Kpentingan rapat

2.Butir-butir standar

• Notulen rapat terakhir
• Meminta maf karena tidak hadir
• Permasalahan-permasalahan
• Lain-lain
• Tangal dan waktu berikutnya
• Urutan
• Hal paling penting pertama
• Hal kurang penting pertama
• masalah-masalah rutin.

3.Penentuan waktu

• Menjaga agar rapat tetap pada jalur
• memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
• Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
• Memotivasi orang
• Ada tujuan yang dapat diselesaikan.

4.Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit

5.Memimpin Rapat

• Merencanakan dan Persiapan
• Membuka Rapat
• Penyampaian agenda
• Penyampaian butir rapat
• Penyampaian tujuan

6.Diskusi dan Partisipasi

• Memotivasi
• Mendengarkan
• Mengendalikan

7.Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
8.Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
9.Menilai Ulang Rapat

• Biaya Rapat
• Mengambil Tanggungjawab
• Memikirkan ulang rapat
• Penyebab kegagalan rapat
• Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif
• Agenda

TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya.

Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.
Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya :

1. Pertanyaan langsung ( direct question ).Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut. 
2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question ).Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru. 
3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question ).Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut. 
4. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question ).Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :

1. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
2. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
3. Menuju ke arah kesepakatan bersama.

Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi
Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat:

1. DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
2. POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
3. DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
4. SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
5. TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
6. SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
7. LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
8. SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
9. TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
10. PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
11. PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
1.Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat.
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya. Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan : Jumlah partisipan,Hubungan masing-masing partisipan,Level keintiman,Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll).Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2.Persiapan Aministrasi 

• membuat Surat Undangan rapat.Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat. 
• menyusun acara /agenda rapat. Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya. 
• menyusun daftar Hadir.Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi. 
• Mempersiapkan bahan rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

• Hasil rapat yang lalu
• Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
• Peraturan-peraturan yang diperlukan
• Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
• Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya

3.Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :

1. Papan dan alat tulis
2. Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
3. OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.
4. Sound system, tape recorder
5. Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
6. Block note, ballpoint
7. Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
8. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

NOTULA
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis 
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan.
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007.
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat.Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........
4. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
5. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.
2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat
1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Pemimpin rapat
4. Sifat rapat.
5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
9. Ringkasan jalannya rapat.
10. Hasil rapat.
11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
13. Catatan khusus.
14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
15. Pembuat notula (sekretaris) 16. Pengesahan notula oleh ketua rapat

Bagikan Artikel ini ke : Facebook Google+ Twitter Digg