Inisiasi 4 - Tehnik Presentasi

Presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting dalam berbagai kegiatan hidup manusia. Mulai dari yang paling sederhana, seperti presentasi yang dilakukan seorang anak yang ingin dibelikan laptop karena sudah mulai menulis skripsi pada ayahnya sampai dengan yang membutuhkan persiapan baik seperti presentasi yang dilakukan sorang penemu pada sebuah konvensi ilmiah internasional. Presentasi kita lakukan pada dasarnya untuk mengkomunikasikan gagasan, pemikiran atau informasi kepada orang lain. Gagasan, pemikiran atau informasi itu bisa bersifat bisnis, sosial, keagamaan atau apa pun juga. Intinya, kita menyampaikan sesuatu pada orang lain dengan tujuan tertentu. Kenapa “sesuatu” itu kita sampaikan, karena dalam pandangan kita bisa membawa manfaat atau kebaikan bagi diri kita dan orang lain.

Oleh karena itu, presentasi merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia. Begitu juga dalam kegiatan bisnis, presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting. Orang mempresentasikan produk, sistem kerja, gagasan baru dalam pemecahan masalah, penjualan produk, pemasaran barang dan jasa atau paparan temuan riset pasar merupakan kegiatan yang lazim dilakukan dalam komunikasi bisnis. Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan bisnis atau organisasi bisnis pasti akan melakukan presentasi.

Hanya saja, kini muncul kesan, presentasi itu dipersempit maknanya. Baru disebut presentasi bila kita menyampaikan sesuatu dengan menggunakan perangkat bantu presentasi seperti overhead projector atau laptop yang dihubungkan dengan LCD

Sedangkan Anjali (2007:36-39) menyebutkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari jenis-jenis pembicaraan lain seperti pidato atau pemaparan publik (public expose) adalah sebagai berikut:

Biasanya dilakukan secara formal
Biasanya disusun secara matang dan terencana
Biasanya sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya
Biasanya dibantu oleh alat-alat peraga ataun alat-alat bantu presentasi
Biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator
Biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi
Biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab
Biasanya memiliki tujuan dan taget tertentu

Mengapa harus melakukan Presentasi?

“mengapa harus melakukan presentasi?” Jawaban atas pertanyaan ini tidak bisa dilepaskan dari fungsi dan tujuan komunikasi. Fungsi komunikasi bisa disebutkan secara sederhana yakni informatif yaitu menyampaikan informasi, edukatif yaitu menyampaikan pendidikan, dan hiburan yakni orang merasa terhibur dengan materi komunikasi yang kita sampaikan. Sedangkan tujuannya tentu seperti tujuan komunikasi pada umumnya yaitu mengubah atau meneguhkan pengetahuan, sikap, pendapat dan perilaku khalayak komunikasi. Pada bagian berikutnya dari modul ini kita akan membahas lebih mendalam tentang tujuan presentasi ini.

Untuk sementara ini, kita akan melihat manfaat praktis saja dari presentasi. Kita bisa membandingkan dengan penyajian informasi melalui laporan. Pada umumnya, meski disediakan rangkuman eksekutif, laporan itu cukup tebal. Orang perlu menyediakan waktu cukup banyak untuk bisa menangkap makna dan maksud laporan. Presentasi laporan akan sangat memudahkan orang untuk memahami laporan. Melihat tebalnya laporan saja, banyak orang yang merasa enggan membacanya apalagi mencermati isinya. Apalagi bila ada bagian yang tidak bisa kita pahami, kita tak bisa bertanya langsung pada penulis laporan. Berbeda dengan presentasi, orang yang tak paham bisa langsung bertanya pada penyajinya.

Namun untuk membantu memudahkan pemahaman khalayak atas apa yang kita sajikan dalam presentasi, tentunya kita perlu mengorganisasikan pesan dengan cara tertentu. Kita bisa melihat tahapan-tahapan yang juga mencerminkan langkah-langkah yang perlu kita lakukan manakala kita hendak melakukan presentasi.

Langkah-langkah Penyusunan Materi Presentasi

PERENCANAAN	PENGORGANISASIAN DAN KOMPOSISI	REVISI
1. Merumuskan tujuan Menetapkan tujuan Memilih gaya dan nada	4. Mengorganisasikan pesan	6. Mengedit dan menulis-ulang pesan
2. Menganalisis khalayak	5. Komposisi pesan	7. Menyusun dan mengoreksi pesan
3. Memilih saluran dan media komunikasi

Adapun sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi adalah sebagai berikut:
A.Pendahuluan

Bagian ini pada umumnya hanya untuk mencairkan suasana. Kita bisa memperkenalkan diri atau menyampaikan guyonan. Bagian ini penting, karena pada bagian inilah kita berusaha memotivasi orang untuk mengikuti presentasi sesuai dengan tujuan presentasi kita. Kita menyamapakan tujuan dengan khalayak. Oleh karena itu, biasanya pada bagian ini dikemukakan hal-hal yang kiranya penting untuk diketahui khalayak. Beberapa hal yang biasanya dikemukakan adalah:

perkenalan diri
pentingnya apa yang kita uraikan
manfaat yang bisa diperoleh khalayak
konsekuensi bila presentasi ini dilewatkan

B.Isi

Ini merupakan bagian terpenting dari presentasi. Karena inilah bagian tempat kita menyampaikan pokok bahasan. Ada baiknya, kita menentukan terlebih dulu pokok bahasan yang hendak disampaikan, sehingga isi pembahasan tidak melantur. Kita tetap fokus pada apa yang hendak kita sampaikan.

C.Penutup

Bagian ini biasanya berisikan kesimpulan dan ucapan terima kasih. Di samping itu, pada bagian penutup ini selain menyimpulkan orang juga bisa membuat himbauan atau ajakan untuk bertindak.
Kini, kita membahas jenis-jenis presentasi. Pengenalan jenis-jenis Presentasi ini akan memudahkan Anda mengetahui tujuan, cara mempersiapkan dan menganalisis khalayaknya. Sudah barang tentu, isi presentasinya pun akan berbeda bila jenis presentasi yang disampaikan berberda pula. Secara umum dapat disebutkan jenis-jenis presentasi itu adalah briefing, rapat orientasi, program pelatihan dan laporan penelitian.

Untuk jenis-jenis presentasi ini dan contoh-contohnya, lebih jelasnya dapat kita lihat tabel di bawah ini:

3 tujuan presentasi ini, yakni untuk:

Memotivasi atau menghibur. Bila Anda berusaha memotivasi atau menghibur khalayak, biasanya Anda harus banyak bicara. Misalnya saja ketika Anda diminta untuk menyampaikan sepatah-dua patah kata untuk menghormati para pegawai yang pensiun. Anda mungkin akan memberikan komentar yang menunjukkan perhatian dan apresiasi terhadap mereka dan menggambarkan betapa besarnya sumbangan yang diberikan para pensiunan itu terhadap organisasi/lembaga bisnis Anda.
Menginformasikan atau menganalisis. Kalau Anda bertujuan menginformasikan atau menganalisis situasi, maka secara umum Anda dan khalayak akan berinteraksi. Pada dasarnya ini sama dengan sekelompok orang yang mengadakan rapat untuk mendengarkan persentasi lisan, lalu di antara khalayak saling memberi komentar.
Mempersuasi atau kolaborasi. Kebanyakan interaksi ini terjadi bila Anda bertujuan untuk mempersuasi orang lain melakukan tindakan tertentu atau mengajak orang lain berkolaborasi untuk memecahkan masalah. Dalam hal ini Anda umumnya harus terlebih dahulu menyampaikan data dan fakta untuk meningkatkan pemahaman khalayak atas permasalahan yang dibicarakan. Lalu Anda menyatakan argumentasi yang mendukung kesimpulan atau rekomendasi yang Anda tawarkan. Sebagai tambahan Anda pun meminta khlayak untuk berpartisipasi dengan menyatakan kebutuhan, saran, pemecahan, perumusan kesimpalan, dan rekomendasi. Karena Anda melakukan persetasi persuasif dan kolaboratif yang melibatkan khalayak untuk aktif, maka Anda relatif sedikit bisa mengontrol materi persetasi Anda sehingga Anda harus cukup fleksibel dalam menyesuaikan diri dengan masukkan baru dan reaksi yang tak terduga.

Bagikan Artikel ini ke : Facebook Google+ Twitter Digg