Inisiasi 2 - Distribusi Dan Transportasi

Anda tentunya sudah pernah mendengar istilah distribusi, bukan…? Istilah distribusi banyak dipergunakan dalam kehidupan sehari-hari, misalnya distribusi beras, distribusi bantuan untuk korban bencana alam, distribusi produk, dan masih banyak lagi.

Distribusi dapat diartikan sebagai langkah-langkah yang diambil untuk memindahkan dan menyimpan suatu produk dari tahapan pemasok sampai pada tahap konsumen di dalam rantai pasok.

Seperti telah Anda pelajari pada inisiasi 1, manajemen rantai pasokan meliputi beberapa pihak dan beebrapa tahapan agar produk dapat disampaikan kepada pelanggan. Distribusi selalu muncul diantara setiap pergantian tahap dalam rantai pasok. Setiap perusahaan memiliki kebijakan mengenai distribusi produknya masing-masing, walaupun perusahaan tersebut bergerak dalam bidang yang sama. Misalnya, Dell mendistribusikan produk komputernya langsung kepada pembeli akhir, sedangkan Hawlett Packard (HP) lebih memilih untuk mendistribusikan produknya melalui reseller. Revlon menjual produknya melalui toko-toko pengecer, sedangkan Oriflame menjual produknya melalui agen-agen. Semua pilihan distribusi produk tentunya memiliki kelebihan masing-masing dengan harapan dapat menarik minat konsumen untuk membeli produk.

Distribusi dipengaruhi oleh beberapa faktor struktur penyusun jaringan distribusi yang dapat mengakibatkan tercapainya pelayanan yang baik untuk konsumen. Faktor tersebut antara lain (Chopra dan Meindl, 2007):

Response time : berkaitan dengan waktu yang diperlukan agar produk dapat sampai pada konsumen. Apabila ada produk lain yang dapat menggantikan, maka apabila terjadi keterlambatan pada proses pengiriman maka konsumen akan beralih ke produk lain. Dengan demikian jaringan distribusi harus cepat merespon keadaan pasar yang bisa berubah-ubah setiap saat.
Product variety: banyaknya jenis produk yang ditawarkan oleh saluran distribusi tersebut, ketika jenis produk yang ditawarkan banyak maka saluran distribusi akan lebih rumit dan membutuhkan alat kontrol lain untuk mendapatkan biaya yang efisien.
Product availability: ketersediaan akan produk tersebut ketika permintaan pasar lebih tinggi dari permintaan yang telah diperkirakan. Hal ini biasanya terjadi pada waktu tertentu, contohnya adalah untuk produk yang memiliki permintaan yang tinggi pada saat hari besar agama ataupun tahun baru (misalnya pada saat lebaran, orang banyak memerlukan mukena, sarung, dan baju baru). Peramalan tentang peningkatan penjualan sangat penting untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal dengan waktu yang terbatas.
Costumer experience: kemudahan konsumen mendapatkan produk dan menggunakan produk tersebut. Sebagai contoh jika produk dikategorikan sebagai produk konsumsi, maka permintaan pasar akan produk tersebut dalam kapasitas atau volume yang banyak.
Time to market: waktu yang dibutuhkan pasar untuk bisa menerima dan merespon produk tersebut, ketika adanya produk baru. Saluran atau jaringan distribusi harus memperhitungkan masalah ini karena jika peramalan akan terserapnya produk baru meleset jauh, maka produk tersebut biasanya akan disebut produk gagal oleh pasar.

Penjadwalan Penyerahan

Penjadwalan penyerahan produk secara operasional akan berpengaruh pada keputusan mengenai gaya transportasi yang akan digunakan. Berkaitan dengan penjadwalan penyerahan yang berkaitan dengan transportasi, maka ada dua jenis metoda penyerahan yaitu penyerahan langsung dan penyerahan milk run.

1. Penyerahan langsung
Metode penyerahan ini dilakukan dengan cara yang sederhana yaitu memilih alur yang paling pendek. Penjadwalan penyerahan jenis ini melibatkan keputusan tentang kuantitas pengiriman dan frekuensi penyerahan ke tujuan. Keuntungan metode penyerahan ini adalah adanya kesederhanaan koordinasi penyerahan dan operasi, karena metode ini memindahkan secara langsung produk dari lokasi mereka dibuat atau disimpan. Penyerahan jenis ini efisien jika dilakukan berdasarkan kuantitas pesanan ekonomis serta pemilihan jenis transportasi yang tepat.

2. Penyerahan Milk Run
Penyerahan milk run adalah penyerahan yang menyalurkan produk dari penempatan awal tunggal ke berbagai penempatan yang menerima produk sampai akhirnya ke penempatan penerima tunggal. Penjadwalan penyerahan milk run jauh lebih kompleks dibanding penjadwalan penyerahan langsung. Keputusan yang harus dibuat meliputi pengiriman produk dalam jumlah yang berbeda, frekuensi penyerahan, serta runtutan penyerahan.

Model Generik Distribusi Produk

Beberapa model generik distribusi produk dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Pengiriman Langsung (Drop Shipping)
Pada metode distribusi produk ini, konsumen awalnya akan melakukan proses pemesanan melalui retailer atau agen yang ditunjuk oleh manufaktur pembuatnya, kemudian agen tersebut meneruskan pesanan dari konsumen ke manufaktur dimana pihak manufaktur telah mempunyai stok untuk kemudian dikirimkan secara langsung ke konsumen tanpa melalui retailer yang menjadi agen pemesanan sebelumnya. Pada jenis yang lain, peran retailer atau agen tersebut dapat digantikan oleh sarana virtual seperti internet untuk dilakukan transaksi melalui internet dan perusahaan pembuat setelah dapat memenuhi produk yang diinginkan oleh konsumen akan mengirimkannya secara langsung. Metode ini seringkali disebut dengan manufacturer storage with direct shipping. Ditinjau dari aspek kompleksitas pengadaan dan distribusinya, cara drop shipping ini cukup sederhana dan murah sehingga banyak produsen menggunakan cara ini untuk menekan biaya distribusi mereka dengan menjalin kerjasama timbal balik yang saling menguntungkan dengan pihak pengirim barang. Keuntungan lain yang diperoleh adalah perusahaan tidak perlu menempatkan stok barang mereka di pasar sehingga akan mengurangi biaya persediaan (inventory cost) maupun kompleksitas permintaan yang diakibatkan oleh variasi produk yang akan disimpan oleh retailer untuk merespon keinginan konsumen.

Gambar 1. Distribusi dengan direct shipping (drop shipping)

2. Pengiriman Langsung Melalui Produk Transit (Direct Shipping and In Transit Merge)
Distribusi dengan cara direct shipping berkembang lebih luas dengan melibatkan adanya fasilitas transit yang dikelola oleh distributor atau retail. Hal ini merupakan respon terhadap keinginan konsumen khususnya untuk produk yang terdiri dari beberapa komponen pendukung, misalnya unit personal computer (PC). Konsumen pada awalnya melakukan pemesanan beberapa jenis produk ke retail atau distributor untuk kemudian diteruskan ke masing-masing manufaktur pembuatnya. Setelah pesanan dipenuhi pihak produsen tidak mengirimkan secara langsung ke konsumen melainkan mengirim kembali ke gudang transit milik retailer atau distributor yang ditujukan untuk memilah dan mengelompokkan produk sesuai dengan pesanan konsumen. Oleh karena itu fungsi utama gudang transit ini adalah menyesuaikan produk pesanan konsumen. Hal ini mudah dimengerti bahwa set personal komputer dapat terdiri dari beberapa produsen ternama, mulai dari unit monitor, unit CPU, unit printer dsb. Gambaran tersebut memperjelas arti distribusi, dimana produsen dapat saja memilih kedua jenis model distribusi, bila produsen menerima order tunggal atau sejenis dapat megirimkannya melalui cara drop shipping langsung ke konsumen, tetapi bila menerima order dengan keharusan adanya kombinasi dengan produk dari produsen lain maka cara direct shipping and in-transit merge ini dapat menjadi alternatif distribusinya.

Gambar 2. Distribusi dengan pengiriman lagsung melalui produk transit (direct shipping and in-transit merge)

3. Distribusi produk melalui keagenan distributor (distributor storage with package carrier delivery)
Model distribusi produk ini lebih bersifat top-down dimana para produsen/manufaktur telah menunjuk keagenan ke principal atau distributor tertentu untuk memasarkan produknya untuk daerah atau negara tertentu. Pola permintaan dari konsumen diteruskan ke distributor yang dilanjutkan ke produsen. Setelah produk tersedia, produsen akan memberikan produknya ke distributor untuk diberikan ke konsumen. Hal ini nampaknya banyak terjadi, dimana sistem keagenen tunggal (sebagai pemegang merek atau principal) akan melakuan semua kegiatan komersialnya atas dasar hak yang diperoleh dari produsen. Dalam hal ini biasanya distributor akan melakukan fungsi penyimpanan (storage) bilamana produk mempunyai nilai yang tidak terlalu signifikan baik ditinjau dari harga produk itu sendiri maupun biaya simpannya. Tetapi untuk produk yang cukup mahal dan biaya simpan juga memerlukan perlakuan khusus, maka fungsi penyimpanan dilakukan oleh produsen (misal: mobil impor). Bilamana efisiensi menjadi tujuan dari model distribusi ini, maka distributor akan berusaha menarik fasilitas produksi ke daerah yang accessible (mudah diakses) sehingga fungsi pengiriman produk ke konsumen menjadi lebih reliabel. Cara lain yang dilakukan adalah melakukan transfrer knowledge sehingga produk impor dapat diproduksi di dalam negeri melalui mekanisme alih teknologi.

Gambar 3. Distribusi dengan model keagenan distributor (Distributor storage with package carrier delivery)

4. Distribusi melalui pendekatan produk ke konsumen melalui penyimpanan distributor (distributor storage with last mile delivery)
Dalam model distribusi ini secara umum bersifat terdesentralisasi, sehingga fungsi sub distributor atau gudang distributor yang terpisah-pisah pada setiap daerah distribusi menjadi ciri utamanya. Tujuan digunakan model distribusi ini adalah mendekatkan produk ke konsumen semaksimal mungkin sehingga keinginan konsumen atas produk diupayakan secepatnya dapat dipenuhi atau tingkat layanan (service level) yang harus maksimal. Model distribusi ini cocok untu produk yang telah banyak pesaingnya (mature stage) sehingga produsen akan sangat menghindari adanya stock-out product yang seringkali bila benar terjadi akan diisi oleh produk substitusi atau dengan kata lain mengundang kompetitor masuk pada area bisnis yang sama. Pada awalnya pola disribusi ini dimunculkan dengan melihat potential customer untuk suatu daerah, dan bilamana dirasa mencukupi maka distributor akan membuat gudang penyimpanan di daerah tersebut untuk memberikan layanan secepatnya bilamana terdapat pesanan dari pembeli. Bilamana distributor menggunakan cara ini, maka akan terjadi trade-off (pertukaran) yang menjadi dasar keputusan, apakan biaya penyimpanan dan distribusi yang meningkat atau tingkat layanan ke konsumen menjadi lebih baik. Produk jasa seringkali menggunakan cara ini melalui pembukaan cabang perusahaan mendekati konsumen untuk memperoleh tingkat pelayanan yang tinggi. Konsekuensi dari model distribusi ini adalah setiap daerah potensial akan mempunyai gudang distribusi, sehingga perlu dilakukan penyeragaman proses pelayanan ke konsumen. Sebagai contoh, dealer otomotif daerah satu dan lainnya tidak akan dapat dijumpai perbedaan yang mencolok pada harga produknya, melainkan hanya berbeda sedikit yang hal ini disebabkan oleh perbedaan biaya transportasi produk dari produsen ke gudang distributor atau adanya pemesanan ekonomis atas suatu produk sehingga dimungkinkan terjadinya pemotongan harga yang diberikan ke konsumen. Sebagai catatan, dalam model distribusi ini tidak selalu hanya digunakan untuk produk tunggal tetapi sangat dimungkinkan distributor mempunyai fungsi keagenan untuk beberapa produk sekaligus.

Gambar 4. Distribusi dengan pendekatan produk ke konsumen (distributor storage with last mile delivery)

5. Distribusi Dengan Pengambilan Langsung Oleh Konsumen (manufacturer /distributor storage with customer pickup)
Model disribusi ini mengkombinasikan cara distribusi cross docking yang diperkenalkan oleh jaringan convenience store Wall Mart. Pola distribusi dengan cara ini menuntut konsumen untuk ikut aktif dalam memperoleh produknya melalui upaya pengambilan pesanan pada suatu titik yang telah ditentukan sebelumya. Konsumen dalam hal ini dapat berupa retail maupun outlet produk yang melakukan order ke produsen. Pada awalnya konsumen menempatkan ordernya ke distributor secara langsung. Order ini umumnya berupa beberapa jenis produk untuk kemudian dari distributor pesanan tersebut diolah untuk dipesankan ke produsen yang terkait. Model pemesanan ini sedikit berbeda karena semua pesanan didasarkan atas entitas pemesan, dimana setelah produk tersedia akan dilakukan pengiriman ke konsumen melalui cara cross docking, dimana dalam proses pemindahan/pembongkaran dengan cara ini tidak didasarkan atas jenis barang tetapi oleh entitas pemesan, sehingga dalam proses pembongkarannya tidak akan memerlukan waktu yang lama karena telah terpisah antara pemesan satu dan lainnya. Selanjutnya produk akan dibawa ke tempat yang telah disepakati dimana masing-masing konsumen (dalam hal ini biasanya retail) akan mengambil produknya yang telah sesuai karena telah dipilah sejak awal distribusi dilakukan. Keuntungan yang diperoleh dengan model distribusi ini adalah cepatnya pengiriman walaupun harus dikombinasikan dengan beberapa macam jenis produk. Banyak model distribusi menggunakan cara ini karena efisiensi distribusi terutama dari soal biaya dan waktu pemilahan produk ke masing-masing konsumennya.