Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.
Hal yang pertama dilakukan adalah memahami bentuk dasar komunikasi. Karena seorang komunikator yang baik harus memiliki beberapa alat komunikasi yang menunjang dalam menyampaikan suatu pesan. Seperti bagaimana cara menempatkan kata dalam suatu komunikasi sehingga memiliki arti dan bisa menarik minat dan simpati dari para pendengarnya dan mengajak peserta untuk ikut aktif dalam berkomunikasi seperti dalam kegiatan diskusi.
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1.Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.
Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience
Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
- Berbicara dan Menulis.Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan
- Mendengarkan dan Membaca.Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.
Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:
- Menyediakan dan memberikan informasi
- Mangatur alur suatu percakapan
- Mengekspresikan emosi
- Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
- Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
- Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah
Dan relevansinya dalam komunikasi bisnis, tipe komunikasi nonverbal dapat menentukan kredibilitas dan kepemimpinan seseorang, yang dapat dilihat dari karateristik suara, penampilan, sentuhan, gerakan dan posisi tubuh juga melalui ekspresi wajah dan mata.
Proses Komunikasi dapat dilakukan dalam lima tahap menurut Courtland L. Bove dan John V. Thil, yaitu :
- Pengirim mempunyai suatu ide dan gagasan
- Ide diubah menjadi suatu pesan
- Pemindahan pesan
- Penerima menerima pesan
- Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim
Untuk mencapai keberhasilan dalam mencapai komunikasi yang efektif dalam komunikasi bisnis, diperlukan hubungan komunikasi (communication connections) dan pola komunikasi (patterns of communication) yang digunakan untuk mengelola komunikasi dalam upaya peningkatan ketrampilan dalam berkomunikasi.
Untuk mencapai keberhasilan dalam mencapai perbaikan komunikasi yang efektif dalam bisnis ditentukan oleh beberapa hal seperti berikut ini:
- Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang akan disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan.
- Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan dapat tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.
- Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audience adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Dan juga sebaliknya komunikator juga harus memiliki keyakinan akan maksud yang ingin di sampaikan.
- Pengendalian. Dalam komunikasi, audience akan memberikan reaksi terhadap pesan yang disampaikan. Dan dari reaksi ini akan terlihat berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audience saat melakukan komunikasi
- Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan yang baik dan menyenangkan serta memberikan kesan yang baik dengan para audience-nya.
Dalam menyampaikan informasinya baik di dalam perusahaan maupun ke luar perusahaan, suatu organisasi memiliki jaringan komunikasi yang dapat mempengaruhi keefektifan organisasi, mengikuti pola komunikasi, yaitu:
- Saluran Formal.Saluran formal merupakan aliran informasi yang mengikuti rantai komando dalam struktur organisasi
- Saluran Informal Saluran informal akan mengalirkan informasi tidak mengikuti struktur organisasi yang ada, dan biasanya terjadi karena adanya hubungan antara individu.
Komunikasi dalam bisnis
Komunikasi bisnis dalam prakteknya memiliki ruang lingkup yang lebih kompleks dibandingkan komunikasi individu. Di dalam suatu perusahaan, orang-orang yang terlibat di dalamnya akan melakukan komunikasi yang dinamakan komunikasi internal. Sedangkan bila perusahaan ingin melakukan komunikasi dengan pihak luar perusahaan, maka dinamakan komunikasi eksternal.
Komunikasi bisnis umumnya bersifat resmi, karena dalam prakteknya berkomunikasi dalam bisnis membutuhkan alat-alat dalam berkomunikasi, seperti pesan bisnis, komputer, internet, memo, laporan dan sebagainya. Namun selain komunikasi secara verbal dibutuhkan juga komunikasi secara nonverbal seperti berbicara dengan klien, mendengarkan presentasi dalam ruang rapat, memperhatikan penampilan dalam berpidato, intonasi suara dan gerakan tubuh lawan bicara, yang digunakan untuk melakukan komunikasi secara efektif dalam bisnis.
Etika komunikasi Etika komunikasi dibutuhkan oleh system organisasi dalam melakukan interaksi pada komunikasi bisnis. Pada prakteknya, etika bisnis dapat mempengaruhi pada setiap aspek komunikasi bisnis, seperti kejujuran dalam menginformasikan sesuatu kepada khalayak tentang kondisi perusahaan, ketidakadaan diskriminasi dan bersikap adil terhadap semua karyawan. Kesadaran akan etika bisnis mulai meningkat sejak adanya kesadaran akan etika bisnis dalam berkomunikasi terutama bagi para pelaku bisnis / perusahaan terhadap pihak eksternal. Para pelaku bisnis melakukan komunikasi bisnis dengan mengenalkan dan mencoba menerapkan konsep tangung jawab social perusahaan kepada masyarakat.. Dengan artian, perusahaan yang menerapkan etika bisnis, akan dipandang baik oleh ,masayarakat dan akan mendapatkan simpati dan penerimaan yang baik dari masyarakat. Dan pada akhirnya, perusahaan telah berhasil menerapkan komunikasi bisnis yang efektif.
Hambatan Komunikasi dalam Menerapkan Keberhasilan Komunikasi Bisnis
Hambatan – hambatan yang terjadi dalam komunikasi bisnis bisa menjadikan suatu komunikasi bisnis menjadi tidak efektif. Hambatan-hambatan komunikasi dalam organisasi yang tidak efektif bisa dibedakan menjadi dua, yaitu: hambatan dalam komunikasi antar pribadi dan hambatan dalam komunikasi organisasi
1.Hambatan komunikasi antar pribadi
Suatu komunikasi yang terjadi karena satu individu dengan individu yang lain, dimana masing-masing individu dapat bertindak sebagai pemberi atau penerima pesan. Hal-hal yang menyebabkan bahwa individu tersebut tidak bisa berkomunikasi dengan tidak efektif adalah:
- Adanya perbedaan persepsi
- Kesalahan dalam penyerapan pesan / informasi
- Adanya perbedaan bahasa dan kultur
- Akibat kurangnya perhatian
- Terdapat perbedaan kondisi emosional
- Perbedaan latar belakang pendididkan
Hambatan komunikasi organisasi adalah suatu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi. Suatu komunikasi yang pada intinya membahas masalah-masalah yang terjadi secara formal maupun informal. Hal-hal yang menyebabkan komunikasi dalam organisasi tidak efektif adalah:
- Terlau banyaknya informasi yang disampaikan
- Tingkat kesulitan dalam isi pesan
- Penerimaan pesan ganda
- Adanya perbedaan status
- Kurangnya kepercayaan
- Komunikasi yang tidak tertata dan terstruktur
- Terdapat kesalahan dalam pemilihan media
- Iklim komunikasi tertutup
- Komunikasi yang tidak etis dan tidak efektif
- Halangan yang bersifat fisik
Komunikasi antar budaya terjadi ketika dua atau lebih orang dengan latar belakang budaya yang berbeda berinteraksi satu sama lainnya. Pentingnya komunikasi antarbudaya dikarenakan interaksi sosial keseharian yang terjadi adalah sesuatu yang tak dapat ditolak. Di dalam percakapan biasa yang terjadi antara dua orang individu tersebut memiliki sekitar 35% komponen verbal sedangkan 65% lagi terjadi dalam komponen nonverbal (Ray L. Birdwhistell, 1969).
Di dalam struktur organisasi terdapat budaya yang berbeda dalam menyampaikan komunikasi bisnis di tempat kerja. Misalnya, terdapat interaksi dengan karyawan asing atau interaksi dengan karyawan dari satu negara tetapi memilki budaya yang berbeda, menyebabkan adanya keragaman dan perbedaan budaya yang berbeda di tempat kerja. Bila seorang karyawan berada di lingkungan kerja perusahaan multinasional, maka hal pertama yang harus dia lakukan adalah memahami bahasa yang dipahami oleh karyawan lain. Dengan mengunakan bahasa yang dipahami oleh seorang komunikator (sender) maupun seorang komunikan (receiver), diharapkan komunikasi akan berjalan lancar. Selain bahasa, hal yang perlu diperhatikan adalah pemahaman budaya, pemahaman dalam hal perbedaan fisik, usia, jenis kelamin, status sosial dan pendidikan.
Dan untuk memahami perbedaan kultur dan bahasa yang ada di lingkungan kerja dan lingkungan bisnis, maka sebaiknya pendekatan yang harus dilakukan adalah pendekatan secara psikologis untuk memperlancar dalam berkomunikasi bisnis. Psikologi (dari bahasa Yunani Kuno: psyche = jiwa dan logos = kata) dalam arti bebas psikologi adalah ilmu yang mempelajari tentang jiwa/mental. Psikologi tidak mempelajari jiwa/mental itu secara langsung karena sifatnya yang abstrak, tetapi psikologi membatasi pada manifestasi dan ekspresi dari jiwa/mental tersebut yakni berupa tingkah laku dan proses atau kegiatannya, sehingga Psikologi dapat didefinisikan sebagai ilmu pengetahuan yang mempelajari tingkah laku dan proses mental.
Psikologi memiliki tiga fungsi sebagai ilmu yaitu:
- Menjelaskan.Yaitu mampu menjelaskan apa, bagaimana, dan mengapa tingkah laku itu terjadi. Hasilnya penjelasan berupa deskripsi atau bahasan yang bersifat deskriptif.
- Memprediksikan.Yaitu mampu meramalkan atau memprediksikan apa, bagaimana, dan mengapa tingkah laku itu terjadi. Hasil prediksi berupa prognosa, prediksi atau estimasi.
- Pengendalian .Yaitu mengendalikan tingkah laku sesuai dengan yang diharapkan. Perwujudannya berupa tindakan atau treatment.
Komunikasi antar pesona dalam lingkungan bisnis
Komunikasi antarpesona adalah komunikasi yang terjadi terutama di antara dua orang atau lebih (kuantitatif) yang bersifat alamiah dan dapat menghasilkan suatu hubungan produktif secara terus menerus (kualitatif). Komunikasi antarpesona akan efektif jika berdasarkan teori yang logis meliputi keahlian yang diterapkan pada lingkungan bisnis. Intinya seorang komunikan harus memiliki kemampuan atau konsep diri yang positif untuk berhubungan dan bekerja sama dengan baik dengan orang lain. Menurut teori McGregor (1960), gaya manajemen antar pesona dapat dibagi menjadi dua prilaku, yaitu
- prilaku manajemen teori X dan
- prilaku manajemen teori Y.
Menyimak dalam lingkungan bisnis
Salah satu hal lagi yang harus dipahami dalam hal merancang keberhasilan dalam berkomunikasi bisnis adalah, menyimak (listening). Menyimak (listening) adalah salah satu keahlian berkomunikasi yang paling sering digunakan dalam interaksi manusia. Kemampuan dalam berinteraksi dan bekerja dengan orang lain merupakan bagian penting dari keberhasilan kita dalam berbisnis. Dengan belajar menyimak dengan baik akan sangat membantu meningkatkan hubungan kita dengan orang lain. Karena faktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang diungkapkan dari sudut pandang orang lain. Dan hal ini akan memberikan feed back dan aspek komunikasi lainnya dan kita akan mengetahui bahwa bagian antarpesona dalam menyimak merupakan salah satu unsure yang sangat penting dalam menghilangkan masalah – masalah komunikasi yang timbul dalam bisnis, seperti :
- Memecahkan konflik
- Menanggulangi perlawanan
- Mangadakan negosiasi
Berkomunikasi dalam kelompok kecil terjadi ketika tiga orang atau lebih bertatap muka, adanya pengarahan dari seorang pemimpin dengan memiliki tujuan dan sasaran tertentu untuk pencapaian bersama.
Berkomunikasi dan bekerja dalam kelompok memilki kelebihan dan kekurangan yaitu dengan adanya kelompok, maka dapat memecahkan masalah dengan baik, adanya kerjasama yang memilki kekuatan gabungan orang-orang yang berpikir bersama menghasilkan produk yang lebih baik dan lebih kreatif bila dikerjakan bersama-sama dibandingkan bila individu, tetapi memiliki kekurangan karena bila dikerjakan secara bersama-sama berkemungkinan adanya dominasi dari salah satu individu atau adanya rasa ketergantungan dari salah satu anggota kelompok dan bisa terjadinya konflik dalam kelompok tersebut.
Teknologi dalam kemunikasi bisnis
Teknologi merupakan alat teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam menjalankan pekerjaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, dan lebih banyak hasilnya.
Salah satu alasan mengapa teknologi dibutuhkan dalam komunikasi bisnis, adalah karena dengan adanya alat bantu multimedia yang relevan dan dipilih dengan baik maka akan mudah menarik perhatian. Alat bantu multimedia dapat digunakan secara efektif untuk mengendalikan perhatian penyimak melalui stimuli visual dan stimuli oral.
Dan alat bantu multimedia juga digunakan untuk menjelaskan gagasan, karena alat bantu multimedia memberikan gambar bernilai ribuan kata, tambahan visual dan auditory tambahan atau input indera dapat menyampaikan konsep yang sulit dan membantu dalam penyampaian pesan yang kompleks.
Anderson (1966) menunjukkan bahwa suatu kombinasi presentasi yang menggunakan kemampuan bicara dan penayangan gambar berdampak lebih besar terhadap topik yang lebih kompleks dibandingkan pesan yang disampaikan dengan kata-kata. Dan para penyimak akan mengingat isi presentasi lebih lama bila presentasi menggunakan gambar-gambar. Tambahan input visual dan auditory dapat menyempurnakan kata-kata yang diucapkan dan dapat memusatkan perhatian dan meningkatkan kejelasan.
Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata yang tepat, penting artinya dalam menyampaikan pesan - pesan bisnis kepada audience. Agar maksud dari komunikasi tersebut dapat dicapai, maka perlu diperhatikan hal - hal seperti :
- Pemilihan kata yang sudah dikenal / familiar
- Pilihlah kata-kata yang singkat dan kalimat yang sederhana
- Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Dalam menyusun suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat yang paling tepat atau cocok dengan pemikiran atau ide yang disampaikan. Dan terciptalah kalimat efektif, dimana kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik, dan terciptalah keberhasilan dalam berkomunikasi.
Menarik perhatian khalayak
Salah satu kunci keberhasilan dalam mengukur berhasil atau tidaknya komunikasi bisnis adalah adanya umpan balik (feedback) dari khalayak. Umpan balik adalah setiap komunikasi verbal atau nonverbal dari para penyimak yang dikirimkan kembali kepada pembicara sebagai jawaban dari suatu pesan. Sebagai seorang pembicara yang baik dalam berkomunikasi di depan khalayak, maka seorang pembicara harus bisa menanggapi bahwa umpan balik tersebut sebagai alat yang berguna untuk evaluasi, mananggapi umpan balik tersebut tanpa rasa marah dan menyimak umpan balik tersebut dan memberikan perhatian kepada seluruh sumber umpan balik tersebut untuk diambil manfaatnya dan menjadikan evaluasi bagi si komunikator tersebut. Dan akhirnya hal terakhir tersebut di atas bisa diajadikan salah satu tolak ukur keberhasilan dalam komunikasi bisnis.Strategi
Kita butuh pemahaman yang baik mengenai strategi komunikasi bisnis dari organisasi dan juga berbagai masalah yang ada di belakangnya jika ingin berhasil dalam berkomunikasi. Selain itu juga kita harus mengerti mengenai kegiatan bisnis yang ada, perputaran perencanaan dan juga proses pengambilan keputusan dalam setiap kegiatan, kita harus memiliki pemahaman yang baik mengenai konteks bisnis dalam organisasi, kita harus mengerti siapa pesaing perusahaan, produk mereka, strategi dan juga proses.
Kita juga harus sudah terbiasa dengan lingkungan bisnis yang ada dan mempelajari kulturnya budayanya yang tentu saja mempengaruhi kesuksesan organisasi. Dan yang penting adalah kita mampu menterjemahkan faktor-faktor bisnis tadi ke dalam kebutuhan berkomunikasi dalam bisnis. Untuk itu dibutuhkan keahlian dalam menerjemahkan antara kebutuhan bisnis dan pemilihan teknologi dan alat bantu multimedia yang tepat dalam implementasinya.
Sebagai pelaku bisnis dalam melakukan proses atau tahapan dari kegiatan komunikasi diperlukan manajemen sales untuk pemasarannya. Dimana proses komunikasi dalam pemasaran penting dalam 3 proses di awal yaitu menciptakan awareness, mananamkan comprehend dan menimbulkan interest. Proses berikutnya setelah tercipta interests, mulai mengarah kepada interaksi langsung antara produk dengan konsumen. Setelah tercipta interest, konsumen akan mulai bergerak secara sadar atau tidak, disengaja atupun tidak, untuk menemukan merek dan produk anda. Tahapan ini kita sebut saja sebagai tahapan ketertarikan untuk membeli.” Dan dalam tahapan ini akan tercipta keberhasilan dari penjual dalam menerapkan komunikasi bisnis terhadap konsumennya.
0 Comments
