Perencanaan Presentasi

Kriteria Keberhasilan Presentasi.

Keberhasilan suatu presentasi selalu dinilai dari ketercapai tujuan presentasi. Artinya tingkat pemahaman dan penerimaan audience atas esensi presentasi merupakan criteria dominan menentukan keberhasilan presentasi. Untuk mencapai itu semua, terindikasi dari :

1. Presentasi menarik perhatian peserta
2. Isi presentasi disajikan secara sistematis
3. Penjelasan sesuai dengan tingkat nalar pendengar
4. Contoh, ilustrasi dan argumen yang diberikan sangat kuat
5. Terdapat rencana tindak lanjut.

Perencanaan Presentasi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat merencanakan suatu presentasi adalah : Pemilihan aplikasi pembuatan presentasi; Perencanaan materi presentasi; Penguasaan aspek teknis; dan Teknik penyajian presentasi.

1).Pemilihan Aplikasi Pembuatan Presentasi.
Ada beberapa jenis mengenai aplikasi ini, yang membedakannya dari beberapa kategori aplikasi tersebut terletak pada output file yang dihasilkan dan medianya. Jenis output file, dan media penyajian presentasi tersebut yaitu :

• Aplikasi Office.Pembuatan dokumen presentasi secara cepat dan praktis, dengan materi presentasi yang singkat dan ringkas, contoh aplikasi ini seperti Microsoft PowerPoint. Fleksibilitas jenis aplikasi ini sangat tinggi, mengingat hampir setiap komputer memiliki aplikasi office di dalamnya.
• Aplikasi Dokumentasi.Penggunaan aplikasi dokumentasi menjadi pilihan bagi pembuatan dokumen presentasi dengan materi detail dan komprehensif. Aplikasi jenis ini mampu mempertahankan konsistensi presisi tampilan dan menyediakan fasilitas proteksi pada content dokumen. Fleksibilitas penyajian output file sangat tinggi, karena pada umumnya computer dapat support dengan aplikasi ini. Tool PDF Maker seperti Adobe Acrobat, atau HTML Editor seperti Microsoft Front Page merupakan beberapa alternatif aplikasi yang dapat Anda gunakan. 
• Aplikasi Multimedia.Aplikasi multimedia menjadi pilihan apabila kita membutuhkan dokumen presentasi yang interaktif, otomatis, dan mempunyai daya tarik. Penggunaan efek, animasi, objek grafis, serta materi audio dan video menjadi lebih optimal jika dirangkai melalui aplikasi jenis ini. Flesibilitas penyajian output presentasi sedikit terbatas, karena tidal semua computer memiliki program yang support untuk aplikasi ini. Macromedia Flash, merupakan contoh aplikasi yang lazim digunakan untuk kebutuhan ini.

2). Perencanaan Materi Presentasi
Dalam merencanakan materi presentasi, maka ada beberapa hal yang mendasar yang perlu diperhatikan, agar materi memiliki kekuatan terhadap audience, yaitu:

1. Tentukan Tema dan Tujuan secara Spesifik.Kadang memang kita harus menyampaikan materi dengan kandungan beberapa keperluan, tetapi setiap menyusun dokumen presentasi, tetap harus jelas temanya (focus dimana) dan tujuan yang secara spesifik, hal ini supaya tidak melebar kemana-mana, lebih-lebih dengan waktu yang terbatas saat presentasi.
2. Kumpulkan Materi Utama dan Pendukung.Pengumpulan materi dapat Anda persiapkan dari awal. Anda dapat mulai merangkum sumber-sumber materi yang akan Anda tuangkan. Pilih koleksi file gambar, audio, atau video sebagai objek pendukung. Siapkan tabel, grafik, dan data pendukung jika diperlukan. 
3. Susun Kerangka Materi Presentasi.Walau Cuma dokumen presentasi, tetapi harus didekati layaknya suatu karya tulis, yaitu dengan pendekatan struktur yang logis dalam poin-poin presentasi tersebut, dan estimasikan setiap jumlah slide dengan waktu yang tersedia.

3). Tentukan Aplikasi Pembuat Presentasi yang Tepat
Setelah tersusun kerangka materi, analisa audience, kondisi tempat untuk presentasi, serta media pendukung yang ada (ketersediaan akses IT), maka dapat dilakukan pemilihan aplikasi pembuatan materi presentasi. Jangan memilih aplikasi yang akhirnya tidak dapat diakses saat dipresentasikan (sebaiknya disiapkan beberapa alternative aplikasi ).

4). Penguasaan Aspek Teknis
Seorang presenter masa kini, disamping diperlukan penguasaan teknis penyusunan dokumen presentasi, ia harus menguasai aspek teknis yang terkait dengan teknologi informasi yang terkait dengan aplikasi-aplikasi aoutput file dokumen presentasi, termasuk fasilitas medianya, yang terkait dengan penyiapan hard copy dan soft copy dokumen persentasi tersebut

5). Pemilihan Perangkat Pendukung
Sound system, sering menjadi biang kendala suksesnya suatu presentasi, karena itu para presenter professional seperti para motivator, sering membawa perangkat sendiri (seperti mikenya). Kalau kita menggunakan laser pointer dan wireless mouse untuk presentasi, pastikan kondisinya fix, jangan saat dipakai eror. Jangan lupa dokumentasikan dalam foto atau video moment-moment Anda, yang nantinya bisa jadi ilustrasi penguat.

6). Teknik Penyajian Presentasi
Sebagus apapun persiapan yang telah dilakukan, ujungnya justru ada pada saat penyajian/presentasi. Dalam melakukan presentasi tentu dituntut untuk menguasai teknik komunikasi yang berkaitan dengan aspekm komunikator, aspek komunikan, aspek komunike, aspek channel dan aspek feedback, juga penguasaan teknik presentasi itu sendiri.

Memahami aspek-aspek komunikasi sangat penting karena terdapat kondisi lingkungan internal dan eksternal, baik secara psikhis maupun psikologis yang mempengaruhi proses komunikasi, dan presentasi merupakan kegiatan komunikasi yang didalamnya terdapat proses komunikasi.

Persiapan Pelaksanaan Presentasi
Agar presentasi yang dilaksanakan berjalan lancar dan efektif, maka perlu dilakukan persiapan yang matang. Karena sebagaimana dalam pidato ada pepatah : qui asendit sine labore - desendit sin honore (siapa yang naik mimbar tanpa persiapan, akan turun tanpa penghormatan), ini menunjukan betapapun hebatnya seorang presenter, perlu dilakukan persiapan sebelum pada momen penyajian. Abraham Lincoln pernah mengatakan :” jika memiliki 8 jam untuk merobohkan pohon, saja akan menghabiskan 6 jam untuk mengasah kapak “ (Macnamara, 1999).
Urgensi dari persiapan yang matang adalah untuk efisiensi waktu presentasi dan kegugupan karena kurang siap. Rincian tahapan persiapan presentasi yang efektif adalah sebagai berikut :

1. Analisa pendengar dan situasi penyajian, ini diperlukan untuk mengetahui siapa audience nya ( penari yang baik adalah yang mengerti irama gendang), dan situasi (setting) tempat penyajian untuk mengukur jangkauan pandang, suara dan penguasaan medan psikhisnya.
2. Analisa penyaji dan tujuan penyajian. Mengukur sejauhmana kemampuan anda menguasai materi yang akan disajikan, apakah Anda memiliki kompetensi yang cukup dengan materi tersebut yang didukung oleh disiplin ilmu dari pendidikan Anda atau bidamng tugas Anda. Kemudian tentukan tujuan dari presentasi yang dilakukan, apakah sekedar untuk memberitahukan/menginformasikan, mengevaluasi sesuatu, mendesiminasikan, mensosialisasi, mempersuasi.

Kembangkan tujuan penyajian yang “SMART” sesuai dengan kemampuan dan latar belakang audience dan target yang ingin dicapai. Tujuan yang SMART itu adalah : Spesific (tujuan yang khusus); Measure (dapat diukur dengan jelas); Achievable (dapat dicapai); Realistic in scope (realistis sesuai dengan keadaan dan kondisi penyajian) dan Time Bound (sesuai dengan alokasi waktu).

Presentasi harus memiliki tujuan yang jelas, Menurut Dunckel & Parnham (1995), jika anda membawakan presentasi semata-mata karena perintah atasan, lebih baik batalkan, karena akan sia-sia. Anda perlu jujur terhadap diri sendiri mengenai sikap anda terhadap gagasan/isi/materi yang akan disampaikan. Sikap negative terhadap materi yang anda sampaikan akan berpengaruh kepada penampilan anda, dan berbuah tanggapan negative dari audien.

Pelaksanaan Presentasi.
Pada saat akan, sedang dan selesai melaksakan presentasi lisan, perhatikan hal-hal sebagai berikut :

Sebelum Presentasi :

1. datanglah sebelum giliran waktu Anda,
2. berpakaian sesuai dengan forum yang ada.
3. Cek semua persiapan mulai dari materi, alat bantunya, kondisi auditorium
4. Sapa / hampiri beberapa tokoh yang biasanya duduk dideretan terdepan, untuk menghilangkan kesan keasingan.

Mulai dan Sedang Presentasi. 

1. Perhatikan reaksi hadirin, pandanglah dari kanan sampai kiri dari depan sampai belakang;
2. Sapa hadirin dengan bahasa yang sangat familier;
3. Yakinkan hadirin dengan penampilan anda, karena kesan pertama dalam teori human relation, komunikasi harus diarahkan bukan kepada pribadi orang yang diajakm bicara, tetapi pada fator-fator kejiwaan seperti watak, sifat, perangai, kepribadian, sikap dan tingkah laku. Sukses penyajian tergantung dari penilaian hadirin, dan sikap hadirin tergantung dari penialaian hadirin terhadap penyaji.
4. Manfaatkan ‘tujuh detik’ pertama sebaik-baiknya, karena dalam teori public speaking (Green,1998) menjelaskan bahwa keberhasilan seseorang berpidato/presetasi ditentukan pada tujuh detik pertama dia tampil diatas mimbar. Orang Cuma membutuhkan tujuh detik untuk melihat apakah anda cukup berharga untuk didengar atau tidak.
5. Sampaikan materi secara sistematis dan berurutan, hubungan kausal, argumentative, teori-teori pendukung, akurasi data, pengujian yang dilakukan, relevansi metodologi yang digunakan, hasil yang diperoleh, serta manfaatnya;
6. Gunakan alat bantu sesuai kebutuhan, jangan berlebihan, agar perhatian audience tidak berpidah dari materi kea lat bantunya;
7. Pelihara komunikasi tatap muka selama penyajian;
8. Perhatikan factor AIDDA, yaitu bahwa hadirin akan mendengarkan penyajian, apabila ada perhatian (Attention) yang tumbuh karena sikap dan daya tarik penyaji sehingga menumbuhkan minat (Interst) dan rangsangan (‘Desire), akhirnya hadirin mengambil keputusan (Decision) untuk melakukan apa yang telah dijelaskan penyaji (Action). 
9. Perhatikan suara anda, mengenai : Volume suara dapat didengar; Jangan berbicara untuk diri sendiri; Variasi intonasi untuk penekanan; Bernafas secara teratur (jangan sampai kedengaran desah nafas anda)
10. Perhatikan waktu presentasi yang disediakan, gunakan waktu seefisien mungkin; Jangan terpaku pada detil yang tidak penting; perkirakan waktu setiap slidenya.

Selesai Presentasi. 

1. Selesai penyajian, masuk pada sesi tanya jawab, tanggapan, sumbang saran, bahkan kritikan.
2. Pembicara hendaknya memandang itu semua secara positif, walau kadang itu dirasakan sebagai sesi pembantaian, jangan mudah terpancing, dengarkan dengan baik, bagaimanapun anda yang menguasai persoalan yang anda sampaikan, kalau toh ada masukan yang merupakan pengayaan referensi materi, harus jujur diterima.
3. Dengarkann pertanyaan hadirin secara atentif tanpa interupsi. Lihatlah siapa yang bertanya dan simak makna pertanyaannya.
4. Dengarkan pertanyaan secara empatis, jika mungkin dengarkan dengan simpatik kepada penyanya, kepribadiannya, emosinya maupun motif yang ada dibelakang pertanyaan tersebut. 
5. Dengarkan pertanyaan secara konstruktif kepada apa yang ditanyakan, dengar makna maksimal dari pertanyaan tersebut dan tunjukkan bahasa nonverbal yang mengisyaratkan anda memperhatikan pertanyaan. Hal ini akan memotivasi penanya untuk memperjelas pertanyaannya. Lakukan pula observasi keseriusan hadirin lainnya terhadap pertanyaan tersebut.
6. Dengarkan pertanyaan secara analitis kepada tanda-tanda khusus dalam pertanyaan tersebut.
7. Dengarkan pertanyaan secara restrospektif, tangkaplah kata kunci dari pertanyaan tersebut, kalau perlu anda boleh mencatatnya dalam bahasa Anda sendiri.
8. Dengarkan dengan pikiran terbuka, teristimewa apabila anda tidak setuju dengan pertanyaan tersebut. Dengar apa yang mereka utarakan, bukan apa yang anda inginkan atau harapkan mereka tanyakan.
9. Catat dengan baik semua inti pertanyaan, kalau dirasa kurang jelas saat mau menjawab konfirmasi pertanyaan tersebut, jangan sampai apa yang ditanyakan nggak nyambung dengan jawabannya, karena salah menginterpretasikan pertanyaan hadirin. 
10. Kalau ingin melakukan evaluasi mengenai kegiatan presentasi tersebut, usai acara formal, secara informal dapat dilakukan berbincang-bincang dengan hadirin untuk mengevaluasi baik dari asepek materi, maupun forum penyajian

Bagikan Artikel ini ke : Facebook Google+ Twitter Digg